Kā organizēt savus dokumentus
Saturs
- Darba sākšana
- Apkopojiet savus dokumentus
- Kategorizēt
- Atsevišķi svarīgi dokumenti
- Kopējiet maku
- Izveidojiet vienkāršu kartotēku
- Pastāvīga apkope
Lielākā daļa cilvēku nedomā par svarīgu dokumentu, kamēr viņiem tas nav vajadzīgs. Ja dokumenti ir izkliedēti visur un mājas birojā jums nav centrālās organizācijas sistēmas, jūs varat tērēt daudz laika un enerģijas lietu meklēšanai. Jūs pat varētu kaut ko pazaudēt.
Darba sākšana
Veicot dažas vienkāršas darbības, jūs varat sakārtot svarīgos papīra dokumentus: jums būs nepieciešams neliels divu atvilktņu kartotēkas skapis vai portatīva piekārtu failu kaste, pakārtoti faili sešās dažādās krāsās, manila trešās puses izgriezums, augšējās cilnes mapes un izvēles ugunsdrošs seifs. Vai arī jūs varat iegādāties lielu saistvielu un cilnes ieliktņus. Tagad jūs esat gatavs sākt.
Apkopojiet savus dokumentus
Lai varētu kārtot visus svarīgos dokumentus, tie jāatrod. Dažreiz to ir vieglāk pateikt, nekā izdarīt. Pārbaudiet mājas biroja atvilktnes un papīrus, kas ir sakrauti uz galda vai galda. Pārbaudiet papīra kaudzes, kas pārblīvē jūsu virtuves virsmas, kā arī virtuves atvilktnes un groziņus. Apskatiet savas guļamistabas kumodes un nakts skapīti. Visbeidzot, pārbaudiet maku vai portfeli, lai atrastu svarīgus dokumentus, kurus nejauši paņemat apkārt.
Kategorizēt
Vissvarīgākie dokumenti ietilpst vienā no šīm sešām kategorijām. Kārtojiet visus savus apkopotos dokumentus šādi:
- Mājas un īpašuma uzskaite: Hipotēka, īpašuma akti, labiekārtošanas projekti un kvītis, ierīču rokasgrāmatas un garantijas, informācija par īpašuma nodokli, mājas apdrošināšanas polises un rokasgrāmatas
- Auto ieraksti: Nosaukumi, tehniskās apkopes dokumenti, apdrošināšanas polises un informācija, informācija par aizdevumu un maksājumu uzskaite
- Veselības uzskaite: apdrošināšanas polises, veselības apdrošināšanas pabalstu rokasgrāmatas, medicīnisko pabalstu skaidrojums, ārstu rēķini, recepšu saraksti, elastīga informācija par izdevumu kontu, medicīniskās kvītis, medicīniskās direktīvas, dzīvības apdrošināšanas polises
- Finanšu uzskaite: Bankas izraksti, nodokļu deklarācijas, nodokļu atskaitīšanas ieraksti, investīciju ieraksti, aizdevumu ieraksti, kredītkaršu izraksti
- Elektronikas ieraksti: Mobilo tālruņu līgumi un aprīkojuma rokasgrāmatas; datoru, klēpjdatoru un planšetdatoru pārdošanas kvītis un garantijas; kabeļu un interneta plāni un rēķini; bezvadu maršrutētāja pārdošanas kvīts un rokasgrāmata
- Personīgie ieraksti: Dzimšanas apliecība, laulības apliecība, šķiršanās apliecība, aizbildnības dokumenti, informācija par sociālo drošību, imunizācijas ieraksti, pase, militārā dienesta uzskaite, kristību un apstiprināšanas ieraksti, testamenti, apbedīšanas plāns un informācija par apbedīšanas vietu. Tie jums vajadzētu būt katram ģimenes loceklim. Ja jums ir mājdzīvnieki, šajā kategorijā varat iekļaut arī viņu svarīgos dokumentus, piemēram, informāciju par veterinārajām un vakcīnām.
Atsevišķi svarīgi dokumenti
Lielāko daļu jūsu svarīgo dokumentu var glabāt parastā kartotēkā vai pārnēsājamā pakarināmā failu kastē. Daži no tiem patiešām ir jāuzglabā ugunsdrošā seifā vai ārpusuzglabāšanas vietā, piemēram, seifā.
Svarīgi dokumenti ir tādi, kurus nomainīt būs ļoti grūti vai laikietilpīgi. Tajos var būt slepena personiska informācija, ko nozagšanas gadījumā var apdraudēt identitātes zagļi. Tikmēr, ja jūsu māju iznīcināja ugunsgrēks vai plūdi, jūs vēlaties, lai šie svarīgākie dokumenti paliktu neskarti.
Lielākajai daļai cilvēku šādi dokumenti tiks uzskatīti par svarīgiem: informācija par sociālo drošību, dzimšanas apliecības, apdrošināšanas polises un aģenta kontaktinformācija, testamenti, īpašuma akti, auto nosaukumi, pases un jebkurš līgums vai vienošanās, kam bija nepieciešams oriģināls paraksts.
Izveidojiet visu svarīgo dokumentu galveno sarakstu, kurus ievietojat ugunsdrošā seifā vai ārpusuzglabāšanas vietā.
Kopējiet maku
Lielākā daļa no mums makā katru dienu nes kritisku informāciju, un, ja tā tiktu pazaudēta vai nozagta, tai būtu nopietnas neērtības.
Kopējiet vadītāja apliecības, orgānu donora kartes, veselības apdrošināšanas kartes (-es), dalības kartes sporta zālei, bibliotēkai, pārtikas preču veikalu lojalitātes programmām, noliktavu klubiem utt., Un, pats galvenais, visas kredītkartes un debetkartes (kopija priekšā un atpakaļ). Saglabājiet šīs kopijas kopā ar citiem svarīgiem papīra dokumentiem.
Izveidojiet vienkāršu kartotēku
Jo vienkāršāka kartotēkas sistēma, jo lielāka iespējamība, ka to izmantosit konsekventi. Paņemiet katru svarīgā dokumenta kategoriju un piešķiriet tai pakarināmā faila krāsu:
- Mājas un īpašuma uzskaite
- Auto ieraksti
- Veselības reģistrs
- Finanšu ieraksti
- Elektronikas ieraksti
- Personīgie ieraksti
Pievienojiet kartotēkā atbilstošo pakārtoto failu skaitu, ņemot vērā to dokumentu skaitu, kas jums ir katrā kategorijā.
Izmantojiet manila mapes un izveidojiet mapi katram atsevišķam dokumentam katrā kategorijā. Ievietojiet mapes atbilstošajā krāsainā karājas faila sadaļā.
Ja esat iegādājies lielu trīs gredzenu stiprinājumu un cilņu ieliktņus, marķējiet cilnes ar vienādiem ierakstu nosaukumiem, caurduriet visus dokumentus un sakārtojiet tos. Ja papīrus nevar perforēt, ievietojiet tos mapes iekšpusē un tā vietā caurumojiet mapi.
Ja papīrs nav jūsu lieta, tas var būt brīvs brīdis. Varat skenēt visus šos dokumentus, saglabāt tos cietajā diskā un pēc tam oriģinālus sasmalcināt.
Bet izmantojiet pats pēc saviem ieskatiem, jo dažus dokumentus labāk ietaupīt. Saglabājiet visu svarīgo dokumentu oriģinālus. Izmantojiet savu labāko spriedumu par citiem. Lielākā daļa finanšu iestāžu ir laimīgas, kad dodaties uz papīra.
Pastāvīga apkope
Kad svarīgi dokumenti ir sakārtoti, glabājiet tos šādā veidā. Katru mēnesi, kad apmaksājat rēķinus, iesniedziet visus jaunos dokumentus attiecīgajā kartotēkas sadaļā. Tajā pašā laikā meklējiet visus dokumentus, kurus mēneša laikā esat noņēmis no sistēmas, kuri joprojām varētu nebūt reģistrēšanas sistēmā. No jauna iesniedziet tos. Vismaz divas reizes gadā pārskatiet dokumentus savā kartotēkā, lai redzētu, vai tos var izdzēst. Labs grafiks, kas jāievēro, ir kalendārā gada pirmajā pusē un katra mācību gada beigās.
Ar nelielu piepūli jūs varat gūt ilgtermiņa ieguvumus un ietaupīt laiku, organizējot svarīgus papīra dokumentus.
