Projektu vadības grupas atbildības padomi

Saturs

• Adreses atbildība Kickoff sanāksmē
• Iezīmējiet uzdevumu savstarpējo savienojamību
• Iegūstiet publiskas saistības par darbības elementiem
• Publiski sekot līdzi rīcībai
• Slikts sniegums
• Eskalējiet veiktspējas problēmas, kad tas ir nepieciešams

Atbildība, kurai ir izšķiroša nozīme katra projekta panākumos, nenozīmē, ka projekta vadītājam ir jāuztver bērnu pieskatīšana, mikrolīdzināšana vai jāuzbrūk cilvēkiem, lai lietas tiktu paveiktas. Šāda taktika bieži vien rada nesaskaņas un naidīgumu pret projekta vadītāju. Tā vietā, lai būtu vienīgā persona, kas sauktu cilvēkus pie atbildības, labāka pieeja, ko projekta vadītājs var izmantot, ir visas komandas pilnvarošana ievērot projekta atbildību. Šeit ir seši veidi, kā veidot pārskatatbildību projektā:

Adreses atbildība Kickoff sanāksmē

Projekta atklāšanas sanāksme ir laiks, lai projekta komandu satrauktu par projektu un izvirzītu cerības par projekta norisi. Kritiski svarīgi ir iepriekš noteikt atbildību par projekta pamatprincipu.

Sākuma sanāksmē projekta sponsors un projekta vadītājs skaidri izsaka savas cerības. Projekta sponsors norāda, kā viņi atbildēs projekta vadītājam un kā projekta vadītājs atbildēs visiem pārējiem.

Ar to neapstājas atbildība. Balstoties uz šiem punktiem, projekta vadītājs ļauj komandas locekļiem zināt, ka viņi sagaida, ka viņi atbild arī par projekta vadītāju. Projekta vadītājs arī atzīmē, kā viņi sagaida, ka komandas locekļi viens otru sauks pie atbildības. Tiek aicināti aicināt viens otru, ja visi komandas locekļi uztur profesionalitāti un cieņu pret citiem.

Šie paziņojumi izveido skaidru pārskatatbildības sistēmu. Par projekta panākumiem galu galā ir atbildīgs projekta vadītājs, bet, lai gūtu panākumus, projekta vadītājs sagaida, ka visi būs atbildīgi un atbildīgi viens otram.

Iezīmējiet uzdevumu savstarpējo savienojamību

Projekti gandrīz vienmēr ietver savstarpēji atkarīgus uzdevumus. Dažām lietām jānotiek secīgi, lai projekts būtu veiksmīgs. Tā kā projekta vadītājs komandai izklāsta sīkāku informāciju par projektu, projekta vadītājam vajadzētu apzināti uzsvērt, kā uzdevumi krustojas.

Dažreiz uzdevumi tiek veikti vienlaikus. Tas var notikt bez nepieciešamības vai efektivitātes interesēs. Pēc uzdevumu pabeigšanas viņu darba produkti tiek izmantoti nākamajā uzdevumā. Atbildības struktūra darbojas tāpat kā iepriekšējā piemērā. Tie, kas strādā pie nākamā uzdevuma, ir atbildīgi par tiem, kas strādā ar iepriekšējiem uzdevumiem.

Projekta vadītājam parādot komandas locekļiem, kā uzdevumi ir savstarpēji saistīti un kā katram komandas loceklim jādara labs darbs citu komandas locekļu labā, projekta vadītājs stimulē komandas locekļus, kas viens otram ir atbildīgi.

Ja viens komandas loceklis nevar sākt uzdevumu, kamēr cits komandas loceklis nav pabeidzis savu uzdevumu, atkarīgs komandas loceklis ir ieinteresēts otra komandas dalībnieka panākumos un sauks šo komandas locekli atbildīgu par savlaicīgu un kvalitatīvu sniegumu.

Iegūstiet publiskas saistības par darbības elementiem

Viens no iemesliem, kāpēc projekta vadītāji rīko komandas sanāksmes, ir nākamo soļu noteikšana, pamatojoties uz projekta progresu. Kad iespējams, lietām jāiet pēc plāna, bet, kad rodas neparedzēti jautājumi, tie jārisina.

Neatkarīgi no tā, kurš piekrīt rīkoties ar jautājumu, komandas loceklim, kurš uzņemas uzdevumu, projekta vadītājam būtu jādokumentē, kas un kā jāpaveic.

Pēc tam darbības elements jāiekļauj sapulces piezīmēs vai darbības vienību žurnālā. Dažādas projektu vadības filozofijas to dara atšķirīgi. Galvenais ir pierakstīt darbību vienības turpmākai atsaucei.

Publiski sekot līdzi rīcībai

Kad komandas locekļi uzņemas saistības, visai komandai jāspēj paļauties uz paveikto uzdevumu. Ir ļoti lieliski pierakstīt šīs saistības, taču uzdevumi ir jāpabeidz.

Tā kā uzdevumi ir uzticēti, projekta vadītājam jāveic pasākumi, lai pārliecinātos, ka komandas locekļi pieturās pie sava vārda. Labākā atbildības dalīšanas daļa ir tā, ka projektu vadītājiem nav jābūt sliktajiem puišiem.

Kad projekta vadītājs ir izveidojis atbildības atmosfēru, projekta vadītājam nav nepieciešams laupīt kādu, kurš to neizseko. Par situāciju rūpēsies grupas dinamika. Līdzgaitnieku spiediens var darboties pozitīvi. Projekta vadītājam vienkārši jāpievērš uzmanība darbības objektam un jāļauj atbildīgajai personai runāt.

Laiku pa laikam projekta vadītājam var nākties uzdot zondēšanas jautājumus par to, kāpēc saistības netika izpildītas, bet parasti atbildīgā persona informēs par kļūdām, nepareiziem aprēķiniem vai šķēršļiem un uzņemsies jaunu apņemšanos aizpildīt sākotnējo darbību un iespējams, izlīdzināt par jebkuru darbības izbeigšanos.

Slikts sniegums

Projekta komandas locekļa sliktais sniegums ir problēma, ar kuru projekta vadītājiem jātiek galā ātri un diplomātiski. Ja citi projekta komandas locekļi redz, ka tiek pieļauts slikts sniegums, viņu motivācija mazināsies, un viņu sniegums, iespējams, attiecīgi samazināsies.

Tomēr projektu vadītāji nevar būt burvju zāģi, kas samazina sliktos izpildītājus, ja tie neatbilst cerībām. Tas ir līdzsvarošanas akts starp ātru lietu izskatīšanu un izturēšanos pret tām humāni.

Vājš sniegums pats par sevi neizzūd. Nevar ļaut kavēties, tomēr projektu vadītājiem ir jāļauj sliktiem izpildītājiem laiku izlabot uzvedību, tiklīdz viņiem ir pievērsta uzmanība.

Eskalējiet veiktspējas problēmas, kad tas ir nepieciešams

Ja neizdodas rīkoties ar sliktu sniegumu, salīdzinot vienu ar otru, projekta vadītājam ir jāinformē šī problēma uz komandas locekļa vadītāju. Ja tas neizdodas, iespējams, būs jāiejaucas projekta sponsoram.

Pirms problēmas risināšanas projekta sponsoram, projekta vadītājam jāizmanto visas citas iespējas. Sliktas veiktspējas gadījumā projekta vadītājam vajadzētu būt konkrētam ar projekta sponsoru un sniegt ieteikumus problēmas risināšanai.

Ja projekta vadītājs vēlas, piemēram, komandas locekli konsultēt ar otrās līnijas vadītāju, projekta vadītājam tas būtu jāsaka. Ja projekta vadītājs vēlas, lai komandas loceklis tiktu nomainīts, projekta vadītājam būtu jāiesniedz šāds pieprasījums. Projekta vadītājam būtu jāsniedz iespējas un jāizceļ katras iespējas plusi un mīnusi.