Piešķiriet savam boss pārliecību par riska pārvaldības plānu

Saturs

• Kas ir riska vadība projektu vadībā?
• Riska vadības plānošana
• Piecu pakāpju riska pārvaldības process
• 1. solis: uzsāciet
• 2. solis: identificējiet
• 3. solis: Novērtējiet
• 4. solis. Plānojiet atbildes
• 5. solis: Īstenojiet

Labākajiem projektu vadītājiem ir pilnīga uzticība savam vadītājam un projekta sponsoram. Projektu izpildītāji uzskata, ka viņiem ir nepieciešams papildu finansējums, vairāk līdzekļu vai palīdzība problēmas risināšanā.

Kad strādājat riskantās situācijās, jums ir nepieciešams pareizais komplekts. Tāpat kā tūristam ar mugursomu ar virvēm un krampjiem, jums ir nepieciešami rīki, lai tiktu galā arī ar projekta risku.

Izmantojot riska pārvaldības plānu, varat palielināt menedžera uzticību savam projektam. Vienkāršs piecu darbību process var ievērojami pārveidot to, kā jūsu priekšnieks redz jūsu projektu (un jūs).

Kas ir riska vadība projektu vadībā?

Riska vadība projekta vadībā ir projekta risku identificēšanas, novērtēšanas un reaģēšanas process.

Projekta riski ir lietas, kas var ietekmēt projektu (pozitīvi vai negatīvi, bet parasti cilvēki risku interpretē kā notikumus, kas negatīvi ietekmētu projektu).

Neatkarīgi no tā, vai jūsu projekts ir liels vai mazs, ar to būs saistīti riski. Šie riski var būt jebkas, sākot ar risku, ka tiks parādīts jūsu skolas gājiens, līdz riskam, ka varētu palielināties cena līdz kritiskai jūsu jaunās shēmas sastāvdaļai.

Projekta risks, ja tas netiek pareizi pārvaldīts, var apgrūtināt jūsu projekta veiksmīgu piegādi. Nepārbaudīti riski var pievienot laiku jūsu grafikam, darbu savam laikam un naudu jūsu budžetam. Vadītāji nervozē par šāda veida lietām. To visu var izvairīties, izmantojot riska pārvaldības plānu.

Riska vadības plānošana

Riska pārvaldības plāns ir lielisks veids, kā palielināt jūsu pašpārliecinātību par savas projekta komandas spēju - un tas arī palielina jūsu vadītāja pārliecību. Jūs vēlaties, lai viņi ticētu, ka varat to izdarīt, un jūs vēlaties, lai viņi apzinātos, kas varētu kavēt jūs no veiksmīgas projekta nodošanas. Riska pārvaldības plāns ir ideāls līdzeklis, lai to izdarītu.

Un uzmini ko? Sākt ir patiešām viegli.

Projekta riska pārvaldība ir vienkāršs piecu soļu process. Nedarīsim to sarežģītāku, nekā tam vajadzētu būt. Tas ir kaut kas, ar ko jūs varat sākt šodien, sagatavoties, lai apspriestu to nākamajā sanāksmē, un pabeidziet to, kad kāds ierakstīs protokolu.

Piecu pakāpju riska pārvaldības process

Tāpat kā tik daudzās projektu vadības daļās, arī riska pārvaldība ir process. Piecas darbības ir šādas:

1. Uzsākt
2. Identificēt
3. Novērtē
4. Plāna atbildes
5. Īstenot

Ja šie termini jums šobrīd neko daudz nenozīmē, lūdzu, pieturieties pie tā - es visu paskaidrošu.

1. solis: uzsāciet

Pirmkārt, jūs vēlaties projekta vadības vidē iestatīt riska pārvaldības kontekstu.

Droši vien šeit nav jādara šausmīgi daudz darba, jo kāds jūsu uzņēmumā jau būs sagatavojis korporatīvā riska politiku, un viss, kas jums jādara, ir to izsekot. Tas izskaidros uzņēmuma pieeju riskam un, iespējams, pat piešķirs jums nepieciešamās veidnes. Veidnes vienmēr ietaupa darbu, tāpēc pievērsiet uzmanību arī tiem!

Pat ja jums nav korporatīvā riska politikas, kādam citam, kurš kopā ar jums pārvalda projektus, var būt projekta riska pārvaldības plāns, kuru varat kopēt. Kāpēc jāizgudro ritenis? Dokumentu atkārtota izmantošana ir obligāta, ja vēlaties ietaupīt laiku un paveikt vairāk.

Izmantojiet to, ko esat uzzinājuši, lai izstrādātu sava projekta riska pārvaldības plānu. Šī ir daļa no jūsu vispārējā projekta vadības plāna un runā par to, kā jūs grasāties pārvaldīt sava projekta risku.

Ja nezināt, ko tajā ievietot, lasiet tālāk! Nākamās darbības sniegs jums labāku priekšstatu par to, par ko runāt riska pārvaldības plānā.

Tas uzlabo uzticību: Parādiet savam vadītājam, ka jums ir pieeja, kā tikt galā ar neskaidrībām savā projektā, un ka jūs aktīvi plānojat pārvaldīt risku.

2. solis: identificējiet

Kad esat ieguvis izklāstīto pieeju, varat sākt ar to strādāt.

Tagad jūs identificējat riskus, kas ietekmēs jūsu projektu. Šis ir tikai momentuzņēmums laikā, un jūsu riska reģistrs ir tas, par kuru jūs vēlaties atgriezties atkal un atkal, lai nodrošinātu, ka tur tiek ielikts arī jauns.

Jūs varat identificēt riskus, izmantojot kopējo risku kontrolsarakstu, intervējot projekta ieinteresētās puses (īpaši sarežģītās ieinteresētās personas, jo tām parasti ir daudz ko teikt par to, kas varētu noiet greizi), prāta vētru sesijas un izmantojot savu veselo saprātu.

Jūs meklējat lietas, kas varētu radīt problēmas, ja tās kādreiz notiktu. (Atcerieties, ka riski vēl nav notikuši. Projekta jautājumi ir lietas, kas jau ir notikušas.)

Lai arī kā jūs to darāt, noteikti jāiesaista citi cilvēki. Vienatnē jums nebūs visa attēla, un jūs galu galā pietrūksit.

Riskus var un vajadzētu identificēt ikviens. Kā projekta vadītājam jūsu uzdevums ir mudināt savus kolēģus uzņemties risku, lai jūs kā komanda varētu kaut ko darīt viņu labā.

Visi identificētie riski jāreģistrē riska reģistrā. Ja komandā ir projekta koordinators vai projekta atbalsta persona, viņi to var izdarīt. Pretējā gadījumā tā ir daļa no administratīvajiem uzdevumiem, kas jums jāveic.

Tas uzlabo uzticību: Pierādiet, ka esat informēts par galvenajiem riskiem, kas var ietekmēt jūsu projektu, un ka jums ir izveidoti līdzekļi, lai nepārtraukti informētu par jauniem riskiem.

3. solis: Novērtējiet

Pēc tam tiek novērtēta risku iespējamība un ietekme. Novērtējot risku, padomājiet par tā iespējamību, cik tas maksātu, lai apstrādātu, un cik daudz laika tas, iespējams, palielinātu jūsu projekta laika grafiku.

Kā papildu pasākumu jūs varat arī novērtēt tuvumu, kas nozīmē, cik tuvu laika ziņā ir iespējams risks. Drīz varētu rasties risks ar lielu tuvumu. Tālākā nākotnē kādā brīdī var rasties risks ar nelielu tuvumu. Tas var dot jums vēl vienu faktoru sava laika un enerģijas prioritizēšanai, risinot riskus.

Tas uzlabo uzticību: Nodrošiniet savam vadītājam, ka visiem komandas locekļiem ir skaidrs priekšstats par to, kas notiks, ja kāds no šiem riskiem reāli piepildīsies.

4. solis. Plānojiet atbildes

Tagad mēs nonākam pie jūsu riska pārvaldības plāna gaļīgās daļas. Šajā solī jūs noskaidrojat, kā pārvaldīt risku, nosakot atbilstošu reakciju.

Mēs to darām, jo ​​līdz šim viss, kas jums ir pieejams, ir saraksts ar to, kas varētu notikt, ja nākotnē jūsu projekts tiks pārtraukts, un cik liels darījums tas būtu. Tas, ko jūsu menedžeris vēlēsies uzzināt tālāk, ir šāds: Ko jūs ar to darīsit?

Parasti ir četras lietas, kuras varat darīt, lai novērstu un pārvaldītu projekta risku. Viņi ir:

• Izvairieties: rīkojieties, lai novērstu šāda iznākuma rašanos.
• Nodošana: nomainiet atbildību uz citu pusi, piemēram, ar apdrošināšanas polisi.
• Riska mazināšana: rīkojieties, lai samazinātu problēmas ietekmi, ja tā rodas.
• Piekrist: saprotiet, ka var rasties riskants iznākums, un ar jūsu komandas piekrišanu neveiciet nekādas darbības, lai to novērstu.

Dažiem no jūsu riskiem varētu būt pozitīvs iznākums. Piemēram, pastāv risks, ka jūs pārdodat tik daudz jauna produkta, ka sabojājat tālruņa līnijas. Tā būtu jauka problēma, taču tas joprojām ir plāns.

Pastāv vairāki veidi, kā jūs varat sagatavoties pozitīva riska gadījumam, tostarp:

• Izmantojiet: dariet visu iespējamo, lai pārliecinātos, ka šāds iznākums notiek, lai jūs varētu gūt labumu.
• Dalīties: Sadarboties ar citu kolēģi vai uzņēmumu, lai pozitīva riska iespējamība būtu lielāka.
• Uzlabojiet: ietekmējiet faktorus, kas varētu dot pozitīvu rezultātu, un mēģiniet gūt vēl lielāku labumu.
• Piekrist: atzīstiet pozitīva riska iespējamību un neko nedariet.

Jums būs jāizstrādā, kura reakcijas stratēģija ir vislabākā katram riskam jūsu reģistrā. Piemēram, jūs varat nolemt, ka rūpnīcas jumta sabrukšanas risks ir kaut kas tāds, ko jūs vienkārši pieņemsit, jo tas, visticamāk, nenotiks. Tomēr risks, ka saindēšanās ar pārtiku aizņem pusi no jūsu darbaspēka, ir kaut kas tāds, ko jūs aktīvi plānojat mazināt, pārkvalificējot visu ēdināšanas personālu. Ja tas ir noticis iepriekš un patiesībā ir diezgan iespējams, ja vien jūs kaut ko nedarīsit, jūs vēlēsities mazināt risku.

Kad reakcija ir identificēta un panākta vienošanās, riska īpašniekus var iecelt riska pārvaldības rīcības plāna izpildē. Citiem vārdiem sakot, jums ir nepieciešams, lai kādam būtu atbildīgs par to, ka viņi veic uzdevumus, par kuriem esat vienojies savā plānā.

Tas uzlabo uzticību: Parādiet savam vadītājam, ka esat apsvēris, ko darīt attiecībā uz lietām, kas varētu radīt problēmas jūsu projektam, un ka jūs izstrādājat plānus, lai mazinātu projekta nenoteiktību un risku.

5. solis: Īstenojiet

Jūsu riska pārvaldības plānā līdz šim būtu jāiekļauj tas, kurš būs atbildīgs par katra riska mazināšanas darbību veikšanu. Viņiem tagad būtu jāveic šie uzdevumi, lai jūs aktīvi pārvaldītu atklātos riskus.

Tas uzlabo uzticību: Pierādot, ka jūs un jūsu projekta komanda varat sekot līdzi tam, ko jūs teicāt, ka darīsit. Ziņojot par sasniegto un mazinātajiem riskiem, tas parāda jūsu vadības komandu, ka jūs nopietni domājat sniegt un darīt visu, kas nepieciešams, lai jūsu projekts nākotnē būtu drošs pret problēmām.

Kad risks ir pagājis - kad tas vairs nav būtisks, jo tas vai nu ir noticis, vai arī vairs nevar notikt, jūs varat to aizvērt no sava riska reģistra.

Ievietojot šo projekta riska pārvaldības plānu, jūs varat atšķirties no citiem vadītājiem. Jūsu pašu priekšniekam būs pierādījumi, ka jūs varat stratēģiski un radoši domāt par to, kas varētu izraisīt jūsu projekta neizmantošanu, un - pats galvenais - kaut ko darīt tā labā. Jūs būsit persona, kas aktīvi pārvaldīs problēmas, pirms tās rodas, iznīcinot šķēršļus un būdama gatava jebko!

Tiek uzskatīts, ka labi pārvalda projekta risku, ir drošs veids, kā vadība var uzskatīt par drošu roku pāri. Jums nav nepieciešama liela pieredze vai sertifikāti, lai veiksmīgi sāktu pārvaldīt projekta risku (lai gan pastāv formāla riska pārvaldības kvalifikācija). Šis vienkāršais piecu soļu process drīz nozīmēs, ka projekta riska pārvaldība ir iestrādāta jūsu projekta plānos.