10 kritiski soļi, kas jāiekļauj projekta plānā

Saturs

• Projekta mērķi
• Projekta darbības joma
• Starpposma mērķi un galvenie nodevumi
• Darba sadalījuma struktūra
• Budžets
• Cilvēkresursu plāns
• Riska vadības plāns
• Komunikāciju plāns
• Ieinteresēto personu pārvaldības plāns
• Izmaiņu vadības plāns

Projekta plāns ir projekta vadītāja rūpīgas plānošanas kulminācija. Tas ir pamatdokuments, kas norāda, kā projekts darbosies saskaņā ar vadītāja nodomiem attiecībā uz katru projekta galveno aspektu. Lai arī projekta plāni dažādos uzņēmumos atšķiras, ir desmit kritiski elementi vai soļi, kas jāiekļauj efektīvā projekta plānā, lai projekta izpildes posmā izvairītos no neskaidrībām un piespiedu improvizācijas.

Projekta mērķi

Projekta mērķi ir noteikti projekta hartā, taču tie jāiekļauj arī projekta plānā, lai sīkāk izskaidrotu projekta mērķus vai arī pievienotu hartu kā pielikumu. Neatkarīgi no tā, kā projekta vadītājs izvēlas iekļaut mērķus projekta plānā, svarīgi ir saglabāt skaidru saikni starp projekta hartu - projekta pirmo atslēgas dokumentu - un projekta otro atslēgas dokumentu, tā projekta plānu.

Projekta darbības joma

Tāpat kā projekta mērķi, darbības joma ir noteikta hartā, un projekta vadītājam tā būtu jāprecizē projekta plānā. Definējot darbības jomu, projekta vadītājs var sākt parādīt, kā beigās izskatīsies projekta mērķis vai gatavais produkts. Ja darbības joma nav definēta, to var paplašināt visā projektā un izraisīt izmaksu pārsniegšanu un nokavētus termiņus.

Piemēram, ja jūs vadāt mārketinga komandu, lai izveidotu brošūru uzņēmuma produktu līnijai, jums jāapzīmē, cik lapu būs, un jāsniedz piemēri, kā varētu izskatīties gatavais produkts.

Dažiem komandas locekļiem brošūra varētu nozīmēt divas lappuses, bet citi desmit lappuses uzskata par pietiekamām. Nosakot darbības jomu, visa komanda var nokļūt vienā lapā pašā sākumā.

Starpposma mērķi un galvenie nodevumi

Galvenie projekta sasniegumi tiek dēvēti par atskaites punktiem, un galvenie darba produkti tiek saukti par galvenajiem nodevumiem. Viņi abi pārstāv lielās projekta darba sastāvdaļas. Projekta plānā šie elementi jāidentificē, jādefinē un jānosaka to izpildes termiņi.

Ja organizācija uzņemas jaunu programmatūras izstrādes projektu, galvenie rezultāti varētu būt biznesa prasību galīgais saraksts un to ieviešanas veids.

Pēc tiem projektam varētu būt pagrieziena punkti dizaina pabeigšanai, sistēmas pārbaudei, lietotāju pieņemšanas pārbaudei un programmatūras ieviešanas datumam. Šiem pagrieziena punktiem ir saistīti darba produkti, taču tie vairāk attiecas uz procesiem, nevis pašiem produktiem.

Starpposma mērķiem un galvenajiem piegādes termiņiem nav jābūt precīziem datumiem, taču, jo precīzāks, jo labāk. Precīzi datumi palīdz projektu vadītājiem precīzāk sadalīt darba struktūras.

Šajā plāna posmā jūs izveidosit atskaites punktus, lai jūs varētu veikt lielus vai augsta līmeņa nodevumus un sadalīt tos mazos nodevumos, kurus var ieskicēt nākamajā posmā.

Darba sadalījuma struktūra

Darba sadalījuma struktūra (WBS) dekonstruē projekta starpposma mērķus un galvenos nodevumus mazākās daļās, lai vienai personai varētu tikt uzticēta atbildība par katru aspektu. Izstrādājot darba sadalījuma struktūru, projekta vadītājs ņem vērā daudzus faktorus, piemēram, projekta komandas locekļu stiprās un vājās puses, uzdevumu savstarpējo atkarību, pieejamos resursus un kopējo projekta termiņu.

Par projekta panākumiem galu galā ir atbildīgi projekta vadītāji, bet viņi nevar paveikt darbu atsevišķi. WBS ir rīks, kuru projekta vadītājs izmanto, lai nodrošinātu pārskatatbildību par projektu, jo tas stāsta projekta sponsoram, projekta komandas locekļiem un ieinteresētajām personām, kas par ko atbild. Ja projekta vadītāju satrauc kāds uzdevums, viņš precīzi zina, ar ko tikties.

Budžets

Projekta budžets parāda, cik daudz naudas tiek atvēlēts projekta pabeigšanai. Projekta vadītājs ir atbildīgs par šo resursu pareizu izkliedi. Projektam, kurā ir pārdevēji, projekta vadītājs nodrošina nodevumu izpildi saskaņā ar līguma noteikumiem, īpašu uzmanību pievēršot kvalitātei. Daži projektu budžeti ir saistīti ar cilvēkresursu plānu.

Ir svarīgi noteikt katra pavērsiena un sasniedzamās izmaksas, apskatot, cik daudz laika nepieciešams un uzdevumu veikšanai vajadzīgās darbaspēka izmaksas. Projekta izmaksas ir saistītas ar to, cik ilgs laiks ir projektam, un tas attiecas uz projekta darbības jomu. Darbības jomai, pagrieziena punktiem, uzdevumiem un budžetam jābūt saskaņotam un reālistiskam.

Cilvēkresursu plāns

Cilvēkresursu plāns parāda, kā tiks nodarbināts projekts. Cilvēkresursu plāns, ko dažreiz dēvē par personāla plānu, nosaka, kurš būs projekta komandā un cik lielu laika daļu katrai personai vajadzētu uzņemties. Izstrādājot šo plānu, projekta vadītājs veic pārrunas ar komandas locekļiem un viņu vadītājiem par to, cik daudz laika katrs komandas loceklis var veltīt projektam. Ja, lai konsultētos par projektu, ir nepieciešami papildu darbinieki, bet viņi ir daļa no projekta komandas, tas arī ir dokumentēts personāla plānā. Atkal apspriežas ar atbilstošajiem uzraudzītājiem.

Riska vadības plāns

Projektā daudzas lietas var noiet greizi. Lai gan katras iespējamās katastrofas vai nelielas žagas paredzēšana ir izaicinoša, var tikt prognozētas daudzas nepilnības. Riska pārvaldības plānā projekta vadītājs identificē projekta riskus, šo scenāriju iespējamību un stratēģiju to mazināšanai. Lai noformulētu šo plānu, projekta vadītājs lūdz projekta sponsoru, projekta komandu, ieinteresētās puses un iekšējos ekspertus.

Tiek ieviestas risku mazināšanas stratēģijas riskiem, kas varētu rasties vai ar kuriem saistītas augstas izmaksas. Riski, kas, visticamāk, nerodas, un tie, kuru izmaksas ir zemas, ir atzīmēti plānā, kaut arī tiem nav mazināšanas stratēģiju.

Komunikāciju plāns

Komunikāciju plānā ir aprakstīts, kā projekts tiks paziņots dažādām auditorijām. Līdzīgi kā darba sadalījuma struktūra, arī komunikācijas plāns projekta komandas loceklim uzliek atbildību par katra komponenta aizpildīšanu.

Šajā posmā ir svarīgi ieskicēt, kā jautājumi tiks komunicēti un atrisināti komandas ietvaros un cik bieži komunikācija notiks ar komandu un ieinteresētajām personām vai priekšnieku. Katram ziņojumam ir paredzēta mērķauditorija. Komunikāciju plāns palīdz projektu vadītājiem nodrošināt pareizās informācijas nokļūšanu īstajiem cilvēkiem īstajā laikā.

Ieinteresēto personu pārvaldības plāns

Ieinteresēto personu vadības plāns nosaka, kā ieinteresētās personas tiks izmantotas projektā. Dažreiz ieinteresētajām personām ir jāsaņem tikai informācija. Par to var parūpēties komunikāciju plānā. Ja no ieinteresētajām personām ir vajadzīgs vairāk, ieinteresēto personu pārvaldības plānā ir aprakstīts, kā tas tiks iegūts.

Izmaiņu vadības plāns

Izmaiņu pārvaldības plāns nosaka sistēmu izmaiņu veikšanai projektā. Lai arī projektu vadītāji mēdz izvairīties no izmaiņām projektā, tās dažreiz ir neizbēgamas. Izmaiņu pārvaldības plāns nodrošina protokolus un procesus izmaiņu veikšanai. Atbildībai un caurskatāmībai ir ļoti svarīgi, lai projekta sponsori, projektu vadītāji un projekta komandas locekļi ievērotu izmaiņu vadības plānu.