Starpposmu izmantošana projekta vadībā
Saturs
- Kad izmantot projekta atskaites punktus
- Cik bieži savā plānā iekļauj atskaites punktus
- Kā atskaites punkti tiek attēloti jūsu Ganta diagrammā
- Kā nosaukt atskaites punktus
- Kā iegūt atskaites punktus
- Atskaites punktu izmantošana saziņā
Viens no projekta raksturīgajiem raksturlielumiem ir tas, ka tas ilgst noteiktu laika periodu. Tas varētu būt kaut kas no dažām nedēļām līdz vairākiem gadiem, un dažos gadījumos liela mēroga būvniecības projektiem vai sabiedriskiem darbiem - gadu desmitiem.
Lai izsekotu progresu un nodrošinātu, ka galvenie nodevumi tiek sasniegti atbilstoši laika grafikam, projektu vadītāji izmanto pavērsienus.
Projekta starpposma mērķis ir nulle, kas nozīmē sasniegumu projektā. Tos izmanto kā veidu, kā parādīt kustību un progresu un parādīt cilvēkiem notiekošo, pat ja viņiem nav detalizētu zināšanu par tur nokļūšanu. Šajā ziņā tie ir ļoti noderīgi, lai sazinātos ar ieinteresētajām personām un noteiktu cerības.
Kad izmantot projekta atskaites punktus
Starpposmi projektu vadībā tiek izmantoti, lai apzīmētu:
- Nozīmīgu darba posmu sākums
- Nozīmīgu darba posmu beigas
- Termiņi
- Kad tiek pieņemts svarīgs lēmums
- Citi fiksēti laika punkti, uz kuriem īpaši jāizsauc
Cik bieži savā plānā iekļauj atskaites punktus
Apmācības kursā varētu ieteikt starpposma plānus ievietot plānā apmēram reizi mēnesī. Tas ir labi un labs īkšķa noteikums, taču jums jāizmanto savs profesionālais vērtējums. Dažos mēnešos var būt daudz aktivitāšu, kad svarīgas sanāksmes tiek apzīmētas kā atskaites punkti, tiek pieņemti lēmumi un tiek slēgts viens posms un sākts cits.
Citos mēnešos jūs varētu būt koncentrējies uz izpildi, ar ļoti nelielu, ja kaut ko, paņēmienu, uz kura jūs varat pakārt.
Pārskata sniegšanai ir lietderīgi izveidot iemeslu, lai vismaz reizi katrā ziņošanas ciklā būtu pavērsiens.
Kā atskaites punkti tiek attēloti jūsu Ganta diagrammā
Starpposma mērķi ir viena no Ganta diagrammas sastāvdaļām un diagrammā tiek parādīti kā dimants. Tie netiek parādīti kā parasts uzdevums, jo to ilgums ir nulle: citiem vārdiem sakot, tie neaizņem laiku. Plānojot Ganta diagrammā, tie vienkārši notiek.
Ja neizmantojat Ganta diagrammas, joprojām varat izmantot atskaites punktus. Šeit ir 5 Ganta diagrammu alternatīvas: jūs joprojām varat iekļaut starpposma mērķus savā plānā, izmantojot šos.
Ja vēlaties būt personīgi organizēts un projekta vadības programmatūra nav pilnībā integrēta kalendārā, varat kopēt un ielīmēt galvenos datumus dienasgrāmatā. Atkarībā no tā, kā jums patīk strādāt, tas var jums atgādināt par to, kas jums gaidāms.
Kā nosaukt atskaites punktus
Starpposma mērķiem jūsu projekta grafikā jābūt skaidram aprakstam, bet ne tas, kas nozīmē, ka tie ir uzdevumi. Tāpēc tos nevajadzētu saukt par “Vienošanos par pāreju uz 2. posmu”, bet par “2. posms sākas”. Ja vēlaties atspoguļot centienus panākt vienošanos par pāreju uz 2. fāzi, pievienojiet uzdevumu tieši pirms pavērsiena, lai to izpildītu.
Starpposma mērķiem jāapraksta to atspoguļošanas laiks:
- Pārbaudes fāze pabeigta
- PID apstiprināts
- Parakstīts līgums
Daudzi projektu vadītāji arī izvēlas numurēt savus atskaites punktus, lai atvieglotu arī atsauci. Ja izmantojat darba dalījuma struktūru, varat izmantot numerāciju no tā. Pretējā gadījumā ir lieliski izmantot M1, M2 un tā tālāk, lai būtu skaidrs, uz ko jūs atsaucas. Skaidra nosaukšanas struktūra kļūst nozīmīgāka, palielinoties pavērsienu skaitam, tāpēc domājiet par to, kā jūs to darīsit, ja jūsu projekts ilgs vairākus mēnešus.
Kā iegūt atskaites punktus
Starpposma mērķi ir daļa no jūsu projekta grafika, tāpēc, kad jūsu grafiks ir sastādīts bāzes pozīcijā, jums jāapsver, vai jūsu atskaites punkti nav parakstīti.
Ja jums jāmaina atskaites punktu datumi, plāna korekciju veikšanai jāizmanto standarta izmaiņu kontroles procedūra. Tas varētu būt tikpat vienkārši kā tērzēšana ar projekta sponsoru un informēšana viņiem par to, kāpēc datumi ir jāmaina, vai arī formāla kā jauna ieteiktā grafika sastādīšana un nogādāšana plānošanas komitejā, lai tā būtu ratificējusi.
Vislabāk ir noskaidrot, kāds būs jūsu pagrieziena pierakstīšanās process, ja tāds būs, pirms tas būs jāizmanto, lai jūs netērētu laiku, kad jāveic izmaiņas.
Atskaites punktu izmantošana saziņā
Starpposma mērķi ir noderīgi saziņai un ziņošanai, jo tie ir plāna minimālie kontroles punkti. Citiem vārdiem sakot, ja jūs veiktu visus pārējos uzdevumus, jūs joprojām varētu redzēt notiekošo un turpināt projektu virzīties uz priekšu, izmantojot tikai atskaites punktus.
Jums vajadzētu būt iespējai izraut starpposma mērķus un ievietot tos uz paneļa vai projekta pārskata. Viņiem pietiekami detalizēti jāstāsta projekta stāsts, lai apmierinātu cilvēkus, par kuriem jūs ziņojat, parasti jūsu projekta sponsoram vai citai izpildvaras grupai, piemēram, vadības grupai (vai projekta valdei). Katru mēnesi vai jūsu izmantotajā pārskata biežumā varat parādīt, kuri atskaites punkti ir sasniegti.
Ziņošana par atskaites punktiem ir diezgan vienkārša, un to bieži veic kā tabulu. Jūs uzskaitāt starpposma aprakstu, datumu, kurā tas bija jāmaksā, un pēc tam jauno prognozēto datumu. Kad starpposms ir sasniegts un to var atzīmēt kā pabeigtu, jūs pievienojat arī šo datumu. Cerams, ka tas būs tāds pats kā prognozētais datums, bet projekti ne vienmēr darbojas šādi.
Šāda tabula skaidri parāda, kas ir pabeigts un kas ir izcils. Jūs varēsit plānot atbildi uz jautājumu “Kāpēc mēs nesasniedzām šo pavērsienu?” pirms došanās un tikšanās ar sponsoru vai atsūtiet ziņojumu.
Kad jūsu projekta plāns ir ļoti garš un jums ir daudz pavērsienu, jums būs vieglāk atteikties no pabeigtiem pavērsiena punktiem katrā pārskata ciklā. Ziņot tikai par pavērsieniem, kas šajā mēnesī ir gaidāmi vai izpildīti: nākamajā mēnesī noņemiet visu, kas tika pabeigts pagājušajā mēnesī, tāpēc jūs pastāvīgi nepapildināt pārskata garumu, stāstot cilvēkiem par darbu, kuru viņi jau zina, ka tas ir pabeigts.
Starpposma mērķi ir patiešām noderīgs projektu pārvaldības rīks plānošanai, plānošanai un pārskatu sagatavošanai, un tos ir viegli izmantot. Ievietojiet dažus nākamajā projekta plānā, izsekojiet tiem, un jūs uzzināsit, kurš frekvence jums ir vislabākā.
Tāpat kā visu projektu vadībā, izmantojiet tos elastīgi, lai sasniegtu vēlamo rezultātu, izmantojot šos padomus un vadlīnijas, lai informētu par saviem lēmumiem.
