Biroja palīgu prasmju saraksts un pienākumi
Saturs
Biroja palīgu amata vietas (līdzīgas personīgajiem asistentiem) var atrast visās nozarēs, un tām ir diezgan liels prasmju kopums. Biroja palīgus dažreiz dēvē par sekretāriem vai administratīvajiem palīgiem, bet tas, ko viņi dara, ir palīdzība biroja darbībā. Neatkarīgi no tā, vai birojs pieder juridiskam birojam, medicīnas praksei, izglītības iestādei vai korporācijai, vajadzības ir līdzīgas; kādam ir jāreģistrē ieraksti, jāuztur grafiki un jārūpējas par ikdienas komunikāciju to cilvēku vārdā, kuri izmanto biroju. Ka kāds varētu būt tu.
Biroja palīga darba pienākumi
Lai gan biroja asistenta amati parasti ir līdzīgi viens otram, darbs joprojām ir mainīgs - tas vienkārši mainās katru dienu, nevis no viena biroja uz otru. Šodien jūs varētu darboties kā reģistratūra, rīt jums būs jāremontē printeris, un nākamajā dienā pēc tam jums viss datņu skapis būs jāieved divdesmit pirmajā gadsimtā. Lai gūtu panākumus, jums būs nepieciešama ļoti plaša prasmju kopa.
Biroja palīgi ir vieni no lielākajiem biznesa pasaules varoņiem, jo, kad jūs pareizi darāt savu darbu, neviens nepamana - šķiet, ka birojs pats darbojas. Bet daži cilvēki bauda straujo, bet elastīgo darbu, sajūtu, ka viss ir sirds pamatā. Un labs sekretārs joprojām var atrast darbu gandrīz jebkur, jebkura veida organizācijā.
Kā lietot prasmju sarakstus
Jūs varat izmantot šos prasmju sarakstus visā darba meklēšanas procesā. Pirmkārt, šo prasmju nosaukumi darbojas kā atslēgas vārdi, tāpēc, rakstot CV, izmantojiet tik daudz, cik varat. Nepaļaujieties uz uzraudzītāju algošanu, lai uzzinātu, ka jums ir tas, ko viņi vēlas, pastāstiet viņiem tieši.
Otrkārt, jūs varat izmantot šos pašus atslēgvārdus pavadvēstulē. Koncentrējieties īpaši uz tiem, kas jūsu potenciālajam darba devējam rūp visvairāk. Jums būs jāveic pētījumi, jo, lai gan biroja palīgu darbi bieži ir līdzīgi, uzraugu pieņemšana darbā atšķiras pēc viņu prioritātēm. Amata aprakstā, iespējams, tiks iekļauts nepieciešamo prasmju saraksts. Pievērsiet tam uzmanību.
Visbeidzot, jūs varat izmantot šo diskusiju, lai plānotu savu interviju. Pārliecinieties, ka esat sagatavojis vismaz vienu piemēru laikam, kurā demonstrējāt prasmes no katras šeit uzskaitītās kategorijas.
Tas var arī palīdzēt pārskatīt mūsu prasmju sarakstus, kas uzskaitīti pēc darba un prasmju veidiem.
Galvenās biroja palīga prasmes
Verbālās komunikācijas prasmes: Komunikācija ir kritiska biroja vadītāja palīga prasme. Jums būs jāsazinās ar savu vadītāju, biroja kolēģiem, profesionāļiem, kuriem jūs palīdzat, un, iespējams, ar klientiem vai cilvēkiem, kas atrodas citos tās pašas organizācijas birojos. Jūs visi strādājat kā komanda, un jūs esat tās galvenais komunikācijas centrs. Jums katru dienu jābūt jautram, izpalīdzīgam, labi informētam, skaidri izteiktam un labam klausītājam.
- Atbildēt uz tālruņiem
- Attiecības ar klientiem
- Komunikācija
- Tālruņa zvanu pāradresācija
- Ziņu ņemšana
- Tālruņa zvanu maršrutēšana
- Sadales skapis
- Telefons
- Vārdiska komunikācija
Rakstiskās komunikācijas prasmes: Lielākā daļa biroja palīgu daudz raksta. Viņi var rakstīt piezīmes, aizpildīt veidlapas vai uzrakstīt vēstules vai e-pastus. Daži rada saturu uzņēmuma vietnei vai rediģē tekstu citiem. Nepieciešama skaidra, profesionāla rakstiska komunikācija.
- Sarakste
- E-pasts
- Pasts
- Pasta sūtījumi
- Rakstīšana
- Tekstapstrāde
- Rakstiska komunikācija
Draudzīgums: Biroja palīgs varētu būt pirmā persona, kuru klients redz, ieejot birojā. Ja šobrīd biroja galvenais iemītnieks atrodas ārpus mājas, biroja palīgs varētu būt vienīgā persona, ar kuru mijiedarbojas. Jums jābūt gatavam sveicināt katru apmeklētāju ar smaidu un laipnu vārdu un palīdzēt viņiem ar visu nepieciešamo, cik vien jūs spējat. Tātad labas starppersonu prasmes ir nepieciešamība.
- Klientu apkalpošana
- Apmeklētāju vadīšana
- Elastīga
- Draudzīgi
- Sveiciniet viesus
- Starppersonu
- Pozitīva attieksme
- Uzticamība
- Sveicināti apmeklētāji
Tehnoloģiju prasmes: Vecajās dienās sekretāri daudz darīja mašīnrakstīšanu. Laiki ir mainījušies, tāpat kā tehnoloģija, taču biroja palīgi joprojām var sagaidīt, ka pavadīs daudz laika tastatūras priekšā. Rakstāmmašīnas vietā jums būs jāzina savs ceļš pa dažādām programmatūras lietojumprogrammām. Arī tas, ka zinām, kā veikt vieglo tehnoloģiju atbalstu un kā salabot nepatīkamo printeri, nesāp.
- Dators
- Excel
- Internets
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- QuickBooks
- Tehnoloģijas
Organizācija: Biroja palīgiem jābūt ārkārtīgi organizētiem, lai efektīvi kontrolētu savus daudzos uzdevumus. Jums būs jāpalīdz sakārtot arī citus cilvēkus - sākot no kalendāru uzturēšanas līdz biroja kārtībai.
- Administratīvais atbalsts
- Iecelšana
- Norēķini
- Kalendāri
- Pārrakstītājs
- Datu ievade
- Pasta piegāde
- Elektroniska kartēšana
- Izdevumu pārskati
- Iesniegšana
- Darbības reģistratūrā
- Naudas apstrāde
- Biroja pienākumi
- Biroja tehnika
- Biroja piederumu inventārs
- Ofisa piederumi
- Biroja atbalsts
- Organizācija
- Papīru darbs
- Piegāde
Problēmu risināšanas prasmes: Jebkuram biroja palīgam ir svarīgas problēmu risināšanas vai kritiskās domāšanas prasmes, jo jūs bieži vien būsit tas, kurš citiem nāk ar jautājumiem vai jautājumiem.
- Koordinētās biroja darbības
- Sanāksmes
- Problēmu risināšanas prasmes
- Atbildēt uz jautājumiem
- Plānošana
- Zvanu pārbaude un vadīšana
- Izklājlapas
- Komandas darbs
- Laika plānošana
- Ceļojuma kārtība
