Sanāksmju vadīšanas prakse palīdz uzlabot produktivitāti

Saturs

• Sanāksmju vadības atslēga - stenda PAT
• Sāciet sapulces laikā
• Saglabājiet sapulci par tēmu
• Saglabājiet un izplatiet sapulces piezīmes / minūtes
• Grunts līnija

Lielu daļu sava darba dzīves mēs pavadām sanāksmēs. Daudzos gadījumos slikta sanāksmju vadības prakse rada produktīvu dalībnieku laika neizmantošanu. Saistītā rakstā mēs piedāvājam norādījumus, kā piecus kopīgus sapulces scenārijus pārvērst produktīvos pasākumos. Šeit ir papildu idejas, kā atbalstīt sanāksmju lietderības, produktivitātes un ietekmes stiprināšanu.

Sanāksmju vadības atslēga - stenda PAT

Daži vadītāji nodarbina P.A.T. pieeja sapulcēm, pieprasot a Lppurpose, an Ažandaru un a Timeframe. Apbruņojot dalībniekus ar šiem kritiskajiem konteksta punktiem pirms sesijas, tiek nodrošināts, ka cilvēki ir gatavi piedalīties un atbalsta sanāksmes vispārējo nodomu. Skaidrs P.A.T. kontūra palīdz nodrošināt produktīvu sesiju.

Jums jāspēj noteikt sanāksmes mērķi ne vairāk kā vienā vai divos teikumos. "Šī sanāksme ir paredzēta jaunas mārketinga kampaņas plānošanai" vai "šī sanāksme ir paredzēta, lai pārskatītu kuģniecības jauno politiku atgriešanas apstrādei". Mērķis palīdz pārliecināties, ka visi zina, kāpēc viņi tur atrodas, kas jādara un kā virzīt progresu un gūt secinājumus.

Iestatiet darba kārtību. Uzskaitiet priekšmetus, kurus gatavojaties pārskatīt / apspriest / pārbaudīt. Mums patīk katram darba kārtības punktam noteikt laika ierobežojumu (skatīt zemāk) un noteikt personu, kas ir atbildīga par diskusijas vadīšanu. Iestatiet laika grafiku; vismaz iestatiet sākuma un beigu laiku. Mēs arī iesakām katram darba kārtības punktam noteikt ilgumu. Tiem vajadzētu saskaitīt kopējo sanāksmes grafiku.

Sāciet sapulces laikā

Ja jūs strādājat vienā no tām kultūrām, kur cilvēki līdz pat piecām vai desmit minūtēm pēc paredzētā sākuma laika ķeras pie sapulcēm, ir pienācis laiks sākt jaunu tendenci. Viena firma mudina savus vadītājus slēgt durvis paredzētajā sākuma laikā, un tie, kas kavējas, nav laipni aicināti apmeklēt. Lai gan tas var būt drakoniskāk, nekā jums rūp rīkoties, jums nevajadzētu būt pārdomātiem par sapulces sakārtošanu, mērķa pārskatīšanu un cerību un laika apstiprināšanu.

Negaidiet, kamēr stragglers parādīsies. Kad kāds ierodas vēlu, neatgriezieties un pārskatiet to, kas jau ir segts. Turpiniet savas tikšanās tēmas. Tas būs neērti straggler un uzlabos izredzes, ka viņš / viņa ieradīsies savlaicīgi nākamajā sanāksmē.

Ja sapulces organizators / sponsors neierodas savlaicīgi, apsveriet sapulci atceltu un dodieties atpakaļ uz darbu. Saprātīgs ir piecu līdz septiņu minūšu gaidīšanas periods. Likmes ir tādas, ka sanāksmes organizators nonāca negaidītās grūtībās un vēlētos, lai jūs netērētu savu laiku, gaidot viņu.

Saglabājiet sapulci par tēmu

Laba prakse ir kādam uzticēt lomu, lai visi tiktos uz tikšanās laiku. Pārāk bieži diskusijas aizvirzās un pēc tam mazināsies līdz viedokļu, ideju, faktu un emociju virpulim. Tā vietā piešķiriet lomu un informējiet visus klātesošos, ka šī persona iejauksies, kad un kad diskusija atcels dienas kārtību un konkrēto diskusijas punktu. Dažās firmās šī loma tiek dēvēta par “Traffic Cope”, citās - “Topic Keeper”. Neatkarīgi no etiķetes loma ir ārkārtīgi noderīga, lai stiprinātu jūsu sanāksmju efektivitāti un produktivitāti.

Ja rodas papildu tēmas, kuras nav iekļautas dienas kārtībā, bet kuras ir svarīgi apspriest, tās skaidri jāfiksē un jānovieto “stāvvietā” turpmākai izskatīšanai un apspriešanai vai atsevišķai sanāksmei. Sanāksmes īpašnieks patur tiesības atļaut nelielas atšķirīgas diskusijas, ja tas atbalsta kopējo sapulces mērķi.

Saglabājiet un izplatiet sapulces piezīmes / minūtes

Kādam, kas nav sanāksmes organizators, vajadzētu sastādīt sanāksmes protokolu. Labs protokola ieraksts ietvers:

• Tikšanās laiks, datums, vieta
• Mērķa apraksts
• Darba kārtības kopija
• Dalībnieku saraksts un to personu saraksts, kuras nepiedalījās
• Detalizēts secinājumu, darbības posteņu, atbildības un pabeigšanas datumu uzskaitījums. Daudzi piezīmētāji izmanto darba kārtību kā secinājumu un darbību uzskaitījuma ceļvedi.
• Plānota papildu sanāksme, ja tā patiešām ir nepieciešama.

Ideālā gadījumā sadaliet sanāksmes piezīmes pēc iespējas ātrāk pēc sanāksmes beigām un absolūti vienas darba dienas laikā. Protokoli un piezīmes ir svarīgs atgādinājums dalībniekiem, kā arī informācijas avots citām ieinteresētajām personām vai tiem, kas nokavējuši sanāksmi. Minūtes ir lielisks līdzeklis, lai piesaistītu cilvēkus un komandas par viņu apņemšanos veikt turpmākas darbības.

Grunts līnija

Iespējams, ka sanāksmes rezultāts būs pozitīvs, tas palīdzēs virzīt projektus un cilvēkus uz priekšu, vienkārši nerēķinieties ar to. Neliela rūpība un apzināta sanāksmju vadības metožu stiprināšana uzlabos jūsu izredzes uz lielisku rezultātu.