Kā izveidot ārpakalpojumu plānu
Saturs
Daudz diskusiju par ārpakalpojumu izmantošanu plašsaziņas līdzekļos padara to sarežģītu, taču tas ir diezgan vienkārši. Pat savās mājās mēs "uzticam ārpakalpojumus" daudziem uzdevumiem: ēdiena gatavošana, zālāju uzturēšana un bērnu aprūpe, lai tikai dažus nosauktu. Kad mums nav laika, uzmanības vai prasmēm pašiem veikt darbu, mēs meklējam kādu, kurš var, un kādu, kurš darbu veiks par cenu, kuru mēs varam atļauties maksāt. Korporācijas darbojas tāpat, kaut arī viņu lēmumos var būt iesaistīti vairāk faktoru un lēmumu pieņēmēji.
Izstrādes process
Bet tāpat kā ģimenes pieņem atšķirīgus lēmumus, arī korporācijas var pieņemt satriecoši atšķirīgus lēmumus par ārpakalpojumiem. Nav veidnes, kas darbotos visiem uzņēmumiem, bet ir process, kas jāņem vērā visiem uzņēmumiem:
Realizācija
Agrāk daudzas korporācijas varbūt pat nav zinājušas, kas ir ārpakalpojumi. Mūsdienās viņi zina par ārpakalpojumiem, bet, iespējams, nenojauš, cik daudz ārpakalpojumu (un ārpakalpojumiem līdzīgu) programmu viņi jau darbojas: kopēšanas centri, pasta telpas, telpu pārvaldīšana, IT un pat korporatīvās juridiskās nodaļas daļas. Iespējams, ka ārpakalpojumi neatrisinās katru problēmu, bet, uzzinot par iepriekšējās paaudzes līgumiem, tiks identificēti jauni projekti un sniegts vērtīgs ieskats.
Mērķu izvirzīšana
Lai veiksmīgi izveidotu ārpakalpojumu programmu, jums jādefinē konkrēti mērķi, piemēram, samazināt kopējās korporatīvās izmaksas par pieciem procentiem, koncentrēties uz vienas vietas efektivitāti vai apskatīt tikai funkcijas, kas tiek veiktas vienā biznesa vienībā. Mērķiem nav nepieciešama milzīga detaļa. Palielinoties jūsu ārpakalpojumu sniegšanas pieredzei, definīcijas mainīsies.
Dalība
Lai sniegtu ieguldījumu plānā, pārbaudītu pieņēmumus un sniegtu ekspertu atzinumus, jums ir nepieciešami dalībnieki no daudzām kompetences jomām. Pārejot no vispārējā plāna uz konkrētiem projektiem, jūs atkārtosit šo procesu un izveidosit apakšgrupas ar vēl specifiskākām zināšanām.
Identifikācija
Tagad, kad jums ir mērķi un eksperti, lai identificētu un interpretētu informāciju, ir pienācis laiks noteikt konkrētus projektus jūsu ārpakalpojumu programmai. Katrs uzņēmums izstrādā atšķirīgus kritērijus, un to virza gan kultūra, gan finanšu vai darbības analīze, taču ir kopīgi kritēriji, kas jums jāņem vērā:
- Iepriekšējie lēmumi: Jūsu firma, iespējams, ir pieņēmusi agrākus lēmumus par darbinieku, kas nav darbinieki, izmantošanu, piemēram, pagaidu darbiniekus vai pakalpojumu līgumus. Lai iegūtu sīkāku informāciju, sadarbojieties ar iepirkumiem un savu PMO (Projektu vadības biroju). Uzziniet, kā viņi pievērsās šī saraksta jautājumiem, un apkopojiet gūto pieredzi.
- Ekspertīze: Vai jūs veicat funkcijas vai ražojat produktus bez pietiekamas kompetences, vai arī jums ir problēmas saglabāt vadītājus? Vai pašreizējai vadībai ir plāns šo problēmu risināšanai? Ja nē, tas varētu būt labs ārpakalpojumu projekts.
- Kvalitāte: Pat ja funkcijai ir cilvēki ar atbilstošām prasmēm un pieredzējuši vadītāji, jūs, iespējams, nesaņemsit nepieciešamo pakalpojumu līmeni. Vai vadītājs veic klientu aptaujas? Ko klienti saka par produktiem vai pakalpojumiem? Kvalitātes trūkums vai intereses trūkums par klientu apkalpošanu ir vēl viens ārpakalpojumu karogs.
- Izmaksas: Īpaši augstas kvalitātes pakalpojums ne vienmēr ir laba vērtība. Kā jūsu izmaksas salīdzina ar konkurentiem? Vai funkcija sagatavo ikmēneša pārskatus: vienības izmaksas, darbības izmaksas, vairāku gadu izmaksu tendences? Ja šī funkcija nevar izveidot šos pārskatus, ārpakalpojumu pakalpojums var nodrošināt jūsu darbību lielāku caurspīdīgumu.
- Mērogs: Pārbaudot visu jūsu firmu, jūs veiksit daudz negaidītu atklājumu. Koncentrējies! Viens liels projekts ir labāks ārpakalpojumu kandidāts nekā vairāki mazāki projekti. Šim lielajam projektam būs nepieciešami daudz mazāk administratīvo un pārvaldības resursu. Saglabājiet visaptverošu sarakstu, bet atlasiet tikai tos kandidātus, kuri lielā mērā ietekmē jūsu pirmo projektu.
- Drošība: Jums tagad ir laba ideja par potenciālajiem projektiem. Ir pienācis laiks tos filtrēt atbilstoši drošības standartiem. Drošība ir sarežģīts un diskutabls temats. Dažādām nozarēm piemēro atšķirīgus standartus, un dažas firmas vairāk apzinās drošību nekā viņu konkurenti. Izprotiet iekšējos un nozares standartus un attiecīgi ierobežojiet ārpakalpojumus. Iekļaujiet diskusijās juridisko, IT, korporatīvo drošību, atbilstību (ja tāda attiecas) un visus "riska" departamentus.
- Prioritāšu noteikšana: Katrs iepriekš minētais vienums (un, iespējams, citi raksturlielumi) ir jānovērtē, un tad katram projektam jāpiešķir kopējā "ārpakalpojumu vērtība". Neapšaubāmi, daudz diskutēs par to, kuri raksturlielumi ir vissvarīgākie, ja to rādītāji ir precīzi un vai jāņem vērā citi raksturlielumi. Nebrīnieties, ja šis process ilgst mēnešus vai pat gadus.
- Komunikācija: Laikā, kad esat prioritizējis potenciālos projektus, esat rīkojis daudz sanāksmju un runājis ar daudziem cilvēkiem. Gaidiet, ka šīs diskusijas būs publiska informācija tajos departamentos, kuru mērķauditorija ir ārpakalpojumi. Vienmēr pieņemiet, ka šīs diskusijas apmeklēs jūsu darbiniekus, bieži vien reālā laikā. Rūpīgi pārdomātai korporatīvajai komunikācijai jābūt sagatavotai un gatavai. Nekad neļaujiet baumām kļūt par labāku informācijas avotu nekā faktiem.
Izpilda
Šī procesa beigās jums būs savs sākotnējais ārpakalpojumu plāns. Īstenojot šo plānu, ir vēl daudz vairāk soļu: datu apstiprināšana, apakškomiteju izveidošana konkrētiem projektiem, pārdevēju identificēšana, pilotu vadīšana, līgumu piešķiršana utt. Tomēr sava plāna izstrāde sniedz jums pirmos un vissvarīgākos soļus.
